印刷物のデザインを活かして、イベント会場までトータルプロデュース！
北陸先端科学技術大学院大学様が開催するイベント「JAISTフェスティバル」にて、周知用のチラシやポスター、イベント当日に来場者に配布するリーフレット等の印刷物と、会場内の看板や掲示物の作成を含む会場全体の設営を担当させていただきました！
この記事では、印刷会社による会場設営と、改善提案によるビフォーアフターをご紹介します。
昨年、初めて会場設営を担当
「JAISTフェスティバル」は、大学と地域の交流を目的として、毎年秋に北陸先端科学技術大学院大学様のキャンパス内で開催されているイベントです。2020年以降は新型コロナウイルス感染症の影響で中止が続いていましたが、昨年から再開されていました。
当社では、以前から印刷物の作成を担当しておりましたが、昨年初めて会場設営も含めたイベント全体のサポートをさせていただきました。その際は、コロナ前の記録も確認しながらいろいろと手探りな部分もありましたが、シンプルだった看板をチラシのデザインに合わせて、にぎやかなデザインに変えたり、リーフレットに新しく追加したタイムテーブルを看板にもしたりと、できる限りの工夫を施しました。
そしてイベント当日、来場者と同じように大学キャンパスを巡りながら、「ここはこんな風に変えたら、もっと良くなりそう！」と感じたところを記録。
イベント終了後には、会場設営等についての改善案をまとめて、お客さまにご提案させていただきました。
2023年のイベント終了後に提出した提案書
今年はさらにバージョンアップ！ 劇的ビフォーアフター
昨年の提案させていただいた内容からいくつか採用いただきまして、その一部のビフォーアフターを紹介させていただきます。
1．会場の入口をにぎやかに！
昨年は、イベント会場の入口に飲食店のテントが並び、その奥に受付がありました。
リーフレットのデザインに合わせて作成したカラフルな受付やタイムテーブルの看板等もあったのですが、入口は手前の白いテントが目立ち、イベント会場としてはちょっとさみしい雰囲気でした。来場者の中には、入口が分からず裏側を通って受付にたどり着く人もいました。
そこで、よりイベント感が出てにぎやかな雰囲気になるように、また、来場者が入口だと分かるような目印として、イベント会場を彩るゲートの新設をご提案！
さらに、受付やタイムテーブルの配置についてもお客さまと相談し、ゲートを通ってすぐ右側に受付テントを移動しました。その結果がこちら…！
色味がなくさみしい雰囲気だったエントランスが、色鮮やかで賑やかしくなりました！
ゲートの付近では、記念に写真を撮っている人もいる人も見かけました。つい中に入ってみたくなるような楽しそうな雰囲気づくりとして、会場入口の見た目の向上だけでなく、新しい撮影スポットとしてもイベントのにぎわいを創出できたのではないかと思います。
このゲートは毎年再利用できるようにデザインや素材も工夫し、コストを抑えることも考えられています！
2．渡り廊下のサインを大きく目立つように！
先ほどのAfter写真の奥に見えている渡り廊下のサインも、実は少しだけリニューアルしています。今年と同様、昨年も印刷物に合わせてカラフルなデザインではあったのですが、こじんまりとしたサイズ感だったのであまり目立ちませんでした。
実は、昨年はコロナ前に開催されていた時の記録のまま作成していたのですが、今年は窓枠を測り直し、目いっぱいまでサイズアップ！ 入口ゲートの位置からも“JAISTフェスティバル”の文字が読みやすくなり、より一体感のある雰囲気が出せたのではないかなと思います。
3．会場内に現在地がわかる案内サインを追加！
昨年、初めてJAISTフェスティバルで大学を訪れた当社社員から、「建物の構造が複雑で、会場内を回っているときに自分が今どこのエリアにいるのかが分かりにくかった」という声がありました。
JAISTフェスティバルでは、キャンパス内をA～Eの5つのエリアに分けて、エリアごとに様々な企画が催されています。リーフレットでもマップを掲載して紹介しているのですが、連絡通路を通らないと行けない場所もあり、大学へ初めて訪れた方にとっては少し迷いやすい構造になっていました。会場内にも案内板を設置していましたが、文字が小さく、現在地や隣のエリアとの位置関係が分かりにくく感じられていました。
Before（2023年）
そこで、建物の入口や屋内に、それぞれ現在地や向かう先がどのエリアであるかを表示する案内サインを追加！
一目で見て何エリアか分かるくらい大きな文字で、マップで使われているエリアの色分けに合わせることで、初めて来た人でも直感的に分かるようにしています。
After（2024年）
この案内サインは来場者からのアンケートでも「エリアの案内表示が分かりやすくて、広いキャンパス内も迷うことなく回れた」という嬉しい声が届きました。
職員の方からも、「来場者の方が思ったよりも各エリアを色で判別していることが分かって意外だった」というご感想もいただき、学内を歩き慣れている人が気づきにくいところを、来場者目線で改善できたことに関しても、とても喜んでいただけました。
4．新企画！ ジャイレオンと記念撮影できるARフォトフレームを作成
昨年来場者からのアンケート結果で人気の声が高かった学内のマスコットキャラクター「ジャイレオン」。予算の都合もあり着ぐるみを作ることができず、一緒に写真を撮る機会がありませんでしたが、今回AR機能を使っていろんなポーズのジャイレオンと記念撮影できるフォトフレームを作りました。
エリアごとのイベント内容や色に合わせて5種類のデザインを作り、各エリアに設置。
家族連れやカップルで参加している方々など、思い出として撮影してくれている人を見かけました。
印刷会社だからできる、統一感のある会場設営
当社ではこういったイベントやオープンキャンパスの設営を行うことがあり、「昭文堂って会場設営もやってるの！？」とびっくりされることもありますが、印刷会社だからこその強味もあります。
イベントにおける印刷業務だけでなく、会場設営までまとめて行うことで、チラシやポスター等の広報物、当日の配布物、会場内の看板やサインに至るまで統一感のあるデザインで作成しやすいので、イベント全体に一体感を持たせることができます。
さらに、いろいろな業者さんと連絡を取る必要がなく窓口が1つで済むので、お客さま側の負担も軽減できるのは大きなメリットですね。
また、イベントの規模によっては、広報や会場設営等で担当部署が異なることもあります。その場合も、それぞれの方向性がバラバラにならないように、当社で調整させていただくことが可能です。
来年に向けて
今年は天候に恵まれたこともあり、JAISTフェスティバルの来場者数は昨年の1.5倍以上にもなったそうで、会場内も朝から夕方まで大盛況でした！
少しでもイベントを盛り上げるお手伝いができ、私たちもとても嬉しく思います。
来場者の方々にとって、大学の魅力や周辺地域の魅力が伝わるように、そしてにぎわいのあるイベントになるように、今後も継続的にバージョンアップしていく様子を、またこちらでも紹介していければと思います。
にぎやかでとっても楽しそうだね！
行ってみたくなっちゃうな～